POLICY WHISTLEBLOWING
Denuncia delle irregolarità
PREMESSE
Il Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023, recante "Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali" (di seguito il "Decreto"), ha implementato la Direttiva dell'unione estendendo in maniera significativa il perimetro di applicazione della disciplina in materia di segnalazioni - in precedenza limitata, per il settore privato, ai soli enti dotati di Modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D. Lgs. 231/2001 – anche ai "soggetti del settore privato che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione di cui alle parti I.B e II dell'allegato 1 al d.lgs. n. 24/2023, anche se nell'ultimo anno non hanno raggiunto la media di almeno cinquanta lavoratori subordinati", e, conseguentemente, anche agli intermediari assicurativi come Club Professional Risk S.r.l.
La predetta Direttiva ha riconosciuto a tutti i cittadini europei il diritto di segnalare gli illeciti che minano l'interesse pubblico o l'integrità delle organizzazioni e ha lo scopo di proteggere i segnalanti (Whistleblower) all'interno dell'Unione, stabilendo norme minime comuni di tutela che armonizzino le normative nazionali. In questo modo, la Direttiva si configura come uno strumento di prevenzione degli illeciti e di esercizio di un diritto umano fondamentale: la libertà di espressione.
Inoltre, il Decreto individua e disciplina i segnalanti, l'oggetto delle segnalazioni di violazione, i canali da istituire e prevedere, gli adempimenti e le tutele che gli enti sono tenuti a implementare e garantire, definendone inoltre i criteri e le tempistiche di adeguamento.
Club Professional Risk Srl (la "Società"), in adempimento degli obblighi previsti dal Decreto, ha adottato un proprio sistema interno di segnalazione secondo le regole di cui alla presente Policy.
La Società e tutti gli attori del sistema dei controlli nell'organizzazione coordinano le proprie azioni affinché le Segnalazioni, indipendentemente dal canale utilizzato da chi intende segnalare un illecito, siano gestite dal canale e dal soggetto più idoneo per la migliore gestione della segnalazione stessa.
Le informazioni dei whistleblower aiutano la Società a contrastare tempestivamente le violazioni e a ridurre i danni causati alla sua organizzazione, ai suoi dipendenti e ai suoi partner commerciali.
DEFINIZIONI
Contesto lavorativo
Le attività lavorative o professionali, presenti o passate, attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle Violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire Ritorsioni in caso di Segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all'autorità giudiziaria o contabile.
Facilitatore
La persona che assiste un Segnalante nel processo di Segnalazione, la cui identità è tutelata come quella del Segnalante stesso.
Gestore delle Segnalazioni
Il soggetto esterno alla Società individuato da quest'ultimo per la gestione delle Segnalazioni.
Informazioni sulle violazioni
Informazioni o sospetti fondati su Violazioni che sono state commesse o che potrebbero essere commesse nella nostra organizzazione.
Persona coinvolta/Persona Segnalata
La persona menzionata nella Segnalazione interna o esterna, o nella divulgazione pubblica, come persona alla quale la Violazione è attribuita o la persona comunque implicata nella Violazione segnalata o divulgata pubblicamente.
Ritorsione
Qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della Segnalazione, della denuncia all'autorità giudiziaria o contabile, o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare al Segnalante o alla persona che ha sporto denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.
Segnalante/i
La persona che effettua la Segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell'ambito del proprio contesto lavorativo.
Segnalazione/i
La comunicazione scritta od orale di informazioni sulle Violazioni.
Società
Club Professional Risk SRL, con sede legale in Roma 00195, Circonvallazione Clodia n. 36B, iscritta al Registro Imprese di Roma al n. 1650637, CF e P.I 16348491008, Iscrizione al RUI n. B000762496.
Soggetti del settore privato
Soggetti, diversi da quelli rientranti nella definizione di soggetti del settore pubblico, i quali: (i) hanno impiegato, nell'ultimo anno, la media di almeno 50 (cinquanta) lavoratori subordinati; (ii) adottano Modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo previsti dal D. Lgs. 231/2001.
Violazioni
Comportamenti, atti od omissioni che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica o della Società, come meglio individuati al capitolo 3 che segue.
Whistleblowing
Il processo di Segnalazione degli illeciti che comportino Violazioni ai sensi del D. Lgs. 24/2023.
GLI ELEMENTI ESSENZIALI
Chi può segnalare una Violazione?
Il Segnalante è la persona fisica che effettua la Segnalazione di informazioni sulle Violazioni acquisite nell'ambito del proprio Contesto lavorativo.
La Segnalazione può essere effettuata, nell'ambito della Società, da tutti i seguenti soggetti:
- personale con un rapporto di lavoro dipendente
- lavoratori autonomi che svolgono la loro attività presso la Società
- liberi professionisti e consulenti, fornitori che prestano la propria attività alla Società
- volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso la Società
- persone con funzione di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza presso la Società
Cosa può essere oggetto di Segnalazione?
Ai sensi del D. Lgs. 24/2023, possono essere oggetto di Segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia comportamenti, atti od omissioni effettive o potenziali (in quest'ultimo caso, sulla base di elementi concreti) che danneggiano l'interesse pubblico o l'integrità della Pubblica Amministrazione o della Società e configurano Violazioni di disposizioni normative europee consistenti in:
- illeciti commessi in violazione della normativa dell'Unione Europea indicata nell'Allegato 1 al Decreto (settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi) e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione
- atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione
- atti od omissioni riguardanti il mercato interno (a titolo esemplificativo: violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato)
- atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell'Unione
e di cui il Segnalante è venuto a conoscenza nell'ambito del proprio contesto lavorativo.
Non possono essere oggetto di Segnalazioni, divulgazione pubblica o denuncia:
- le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse personale del Segnalante che attengano esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate
- le segnalazioni in materia di difesa e sicurezza nazionale, nonché ad appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale
- le segnalazioni relative a violazioni già disciplinate in via obbligatoria alcuni settori speciali dagli atti dell'Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell'allegato al Decreto (D.lgs legislativo 21 maggio 2018, n. 68, recante attuazione della direttiva (UE) 2016/97 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 20 gennaio 2016, relativa alla distribuzione assicurativa) ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione europea indicati nella parte II dell'allegato alla Direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell'allegato al Decreto
Importante: La Segnalazione non deve assumere toni ingiuriosi o contenere offese personali. L'utilizzo di tali espressioni potrà essere sottoposto a cura del Gestore della Segnalazione alle funzioni aziendali competenti per le valutazioni del caso, comprese quelle disciplinari.
Il canale whistleblowing non è destinato a raccogliere richieste/questioni di natura commerciale. Tale canale non può essere utilizzato per proporre reclami/lamentele, né per segnalare fatti o controversie concernenti il rapporto di lavoro del segnalante.
Chi è il responsabile del sistema di Segnalazione interna?
Il responsabile della ricezione delle Segnalazioni attraverso il canale interno di segnalazione della Società (il "Gestore delle Segnalazioni") è stato individuato l'Amministratore Unico della società.
Il Gestore delle Segnalazioni svolge le attività di cui al successivo capitolo 6 e può, come meglio infra specificato, avvalersi di consulenti esterni e delle altre funzioni interne della Società ove ritenuto opportuno.
Tutela del Segnalante
La Società è fermamente impegnata a salvaguardare la riservatezza del Segnalante e lo stesso da qualsiasi forma di Ritorsione per aver segnalato una Violazione in buona fede o per aver comunque collaborato a un'indagine su una Violazione. Si veda il successivo capitolo 7 per un approfondimento.
Altre persone coinvolte
Nel corso delle indagini la Società e il Gestore delle Segnalazioni si impegnano a tutelare i legittimi interessi delle altre persone interessate da una divulgazione (compresi quelli delle persone accusate). Sospettare di un'altra persona può avere gravi conseguenze. La Società segue rigorosamente i principi di "presunzione di innocenza" e "necessità di sapere" durante le indagini.
È essenziale che il sistema di Whistleblowing venga utilizzato in modo responsabile. La Società non sosterrà azioni in base alle quali i dipendenti potrebbero essere vittime di accuse infondate o false.
I CANALI DI SEGNALAZIONE INTERNA
In considerazione della propria struttura aziendale la Società ha ritenuto opportuno adottare un sistema basato sui seguenti canali di Segnalazione interna:
Segnalazione in forma scritta via e-mail
Segnalazione in forma scritta alla e-mail info@assicura-professionisti.it – avente per oggetto: "Riservata al Responsabile della segnalazione whistleblowing di Club Professional Risk Srl"
L'accesso alle Segnalazioni, alle relative informazioni e al contenuto è consentito solo al Gestore delle Segnalazioni e tutto l'iter della pratica è tracciato sulla piattaforma stessa.
Segnalazione scritta tramite posta cartacea
Gestore Whistleblowing c/o Club Professional Risk S.R.L.
Circonvallazione Clodia n.36B – 00195 Roma
con la dicitura: "Riservata al Responsabile della Segnalazione whistleblowing"
La Segnalazione così ricevuta è poi oggetto di protocollazione riservata, anche mediante autonomo registro, da parte del Gestore delle Segnalazioni.
Segnalazione in forma orale
La Segnalazione può essere effettuata in forma orale direttamente al Gestore della Segnalazione telefonando al numero di telefono +39.06.60655120 chiedendo di parlare con il soggetto a ciò debitamente autorizzato, ovvero l'Amministratore Unico.
In tale caso, il Gestore delle Segnalazioni redige un resoconto dettagliato della telefonata e il contenuto deve essere controfirmato dal Segnalante. Copia del resoconto viene fornita al Segnalante.
Segnalazione di persona
Il Segnalante potrà sempre chiedere attraverso i canali sopra indicati un incontro di persona con il Gestore delle Segnalazioni che deve essere fissato entro un tempo ragionevole, nel caso in cui tu non voglia fornire tutte le indicazioni per iscritto o attraverso il telefono.
In tale caso, previo consenso del Segnalante, la Segnalazione viene documentata attraverso dispositivi idonei alla conservazione e all'ascolto. Nel caso in cui non si possa procedere alla registrazione, il Gestore della Segnalazione redige un verbale che viene sottoscritto da sé stesso e dal Segnalante e consegnato, in copia, al Segnalante.
Il Segnalante deve scegliere in via prioritaria di effettuare la Segnalazione attraverso il canale interno messo a disposizione dalla Società e, solo al ricorrere di una delle condizioni di cui all'art. 6 del Decreto Legislativo n.24 del 10 marzo 2023 (come meglio infra specificato), è possibile effettuare una Segnalazione esterna.
Attenzione
Solo il primo canale è idoneo, ai sensi della normativa, a garantire ai sensi dell'art. 4 del D. Lgs. 24/2023 tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell'identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
LA SEGNALAZIONE
5.1 Gli elementi della Segnalazione
Il Segnalante deve fornire tutti gli elementi utili e necessari per consentire al Gestore delle Segnalazioni che riceverà la Segnalazione di condurre un'istruttoria, di procedere alle verifiche e agli accertamenti del caso, e valutare la ricevibilità e la fondatezza della Segnalazione.
È, pertanto, necessario che risultino chiare:
- (i) le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della Segnalazione;
- (ii) la descrizione del fatto;
- (iii) la generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.
5.2 I tipi di Segnalazione
Segnalazione non rilevante
Il Gestore delle Segnalazioni qualora ritenesse fonata e circostanziata tale Segnalazione, seppur non rilevante ai suoi fini in quanto non rientrante nel campo di applicazione della presente Policy, può procedere a sottoporre la segnalazione all'attenzione della funzione interna competente, avendo sempre cura di mantenere la riservatezza sull'identità del Segnalante.
Qualora non possa essere garantita la tutela del Segnalante, la Segnalazione sarà trasmessa solo a seguito di suo espresso consenso.
Segnalazione vietata
Il Gestore delle Segnalazioni comunicherà tale circostanza alla funzione competente per l'eventuale avvio del procedimento disciplinare e la valutazione dell'eventuale comunicazione della Segnalazione al Segnalato, per consentirgli l'esercizio dei diritti di difesa. Nel caso in cui la funzione competente dovesse decidere di non coinvolgere il Segnalato, si procederà all'archiviazione della Segnalazione ricevuta.
Il coinvolgimento di altre funzioni potrebbe essere richiesto anche successivamente, laddove la natura diffamatoria, calunniosa o discriminatoria dovesse emergere solo durante la successiva fase di indagine.
Si tenga conto che, in ogni caso, è vietato:
- il ricorso ad espressioni ingiuriose
- l'invio di Segnalazioni con finalità puramente diffamatorie o calunniose
- l'invio di Segnalazioni che attengano esclusivamente ad aspetti della vita privata, senza alcun collegamento diretto o indiretto con l'attività aziendale/professionale del soggetto segnalato
- l'invio di Segnalazioni di natura discriminatoria, in quanto riferite ad orientamenti sessuali, religiosi e politici o all'origine razziale o etnica del soggetto segnalato
- l'invio di Segnalazioni effettuate con l'unico scopo di danneggiare il soggetto segnalato
Sanzioni: Tali condotte, insieme all'invio di Segnalazioni vietate o comunque effettuate con dolo o colpa grave o ritenibili palesemente infondate, saranno sanzionabili in conformità al sistema disciplinare adottato.
Sono previste possibili sanzioni nel caso di Segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave, o che si dovessero rivelare false, infondate, con contenuto diffamatorio o comunque effettuate al solo scopo di danneggiare la Società, il segnalato o altri soggetti interessati dalla segnalazione.
Importante: Si specifica che nei casi di invio di Segnalazioni vietate, la riservatezza dell'identità del segnalante nonché le altre misure di tutela del segnalante previste dalla Società non saranno garantite.
Segnalazione inviata a un canale diverso da quello competente a riceverla
Qualora la Segnalazione interna sia presentata attraverso modalità diverse da quelle istituite in conformità al Decreto, o perviene a soggetto diverso da quello autorizzato e competente a gestire le Segnalazioni la stessa viene considerata quale "Segnalazione whistleblowing" ai sensi del predetto Decreto e della presente Policy purché il Segnalante dichiari espressamente di voler beneficiare delle tutele in materia whistleblowing o tale volontà sia desumibile dalla Segnalazione o da comportamenti concludenti del Segnalante.
La Segnalazione così ricevuta deve essere trasmessa, entro 7 (sette) giorni dal suo ricevimento, al soggetto competente. Verrà data al Segnalante contestuale notizia della trasmissione della Segnalazione.
Segnalazioni anonime e confidenziali
La Società accetta Segnalazioni in forma anonima, purché presentino gli elementi essenziali di cui al capitolo 5. In ogni caso, le Segnalazioni anonime verranno registrate dal Gestore della segnalazione e la documentazione ricevuta verrà conservata.
Laddove, infatti, il Segnalante anonimo venga successivamente identificato e abbia subito ritorsioni, allo stesso verranno garantite le tutele previste per il whistleblower.
LA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI
Nell'ambito della gestione del canale interno di Segnalazione, il Gestore delle Segnalazioni svolge le seguenti attività:
Rilascia alla Persona Segnalante un avviso di ricevimento della Segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
Mantiene le interlocuzioni con la persona Segnalante;
Una volta valutata l'ammissibilità della Segnalazione, avvia l'istruttoria interna sui fatti o sulle condotte segnalate per valutare la sussistenza degli stessi.
Per lo svolgimento dell'istruttoria il Gestore delle Segnalazioni può avviare un dialogo con il Segnalante chiedendoallo stesso chiarimenti, documenti e informazioni ulteriori, sempre tramite il canale a ciò dedicato e utilizzato. Ove necessario, può anche acquisire atti e documenti da altri uffici dell'amministrazione, avvalersi del loro supporto, coinvolgere terze persone tramite audizioni e altre richieste, avendo sempre cura che non sia compromessa la tutela della riservatezza del Segnalante e del Segnalato;
Fornisce un riscontro alla persona Segnalante (ovvero una comunicazione delle informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla Segnalazione) entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della Segnalazione.
Il riscontro può consistere nella comunicazione:
- (i) di archiviazione, motivandone le ragioni
- (ii) di avvenuto accertamento della fondatezza della Segnalazione e di trasmissione della stessa agli organi competenti
- (iii) dell'attività svolta fino a quel momento e/o dell'attività che si intende svolgere
Fornisce un riscontro alla Persona Segnalante in merito all'esito finale dell'istruttoria;
Nonché tutte le ulteriori attività indicate nella presente Policy.
6.1 Trattamento dei dati personali
Si precisa che i dati personali della Segnalazione, del Segnalante e del Soggetto Segnalato (questi ultimi considerati "interessati" ai sensi dell'art. 4 GDPR) sono trattati in conformità al GDPR ed al Codice Privacy.
In particolare:
- Le attività di trattamento legate alla gestione della Segnalazione sono svolte nel rispetto dei principi stabiliti dagli articoli 5 (Principi applicabili al trattamento dei dati personali), 25 (Protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita) e 35 (Valutazione d'impatto sulla protezione di dati personali) del GDPR;
- Prima di inviare la Segnalazione, il Segnalante riceve l'informativa privacy ai sensi del GDPR, che rende informazioni sulle finalità e le modalità del trattamento dei suoi dati personali, sulla durata della conservazione, sulle categorie di destinatari cui i dati possono essere comunicati nell'ambito della gestione della Segnalazione e sui diritti riconosciuti al Segnalante dal GDPR. Al Soggetto Segnalato è altresì resa disponibile l'informativa privacy ai sensi del GDPR, considerando anche il rischio di compromettere gravemente o rendere impossibile il raggiungimento delle finalità del trattamento connesse alle segnalazioni all'interno della Procedura Whistleblowing;
- La base giuridica del trattamento è l'adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto la Società ai sensi del Decreto;
- I dati personali saranno trattati all'interno dello Spazio Economico Europeo (SEE) e conservati in server ubicati all'interno del medesimo;
- Come indicato nell'informativa privacy fornite agli interessati, i dati personali vengono trattati per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità che giustificano la raccolta e il trattamento (ad esempio, raccolta e gestione della Segnalazione) e successivamente vengono cancellati o anonimizzati secondo le tempistiche di conservazione stabilite;
- Sono adottate misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la sicurezza dei dati personali, in conformità alla normativa vigente, sia durante la trasmissione della Segnalazione sia durante l'analisi, la gestione e l'archiviazione della stessa;
- L'esercizio dei diritti da parte del Segnalante o del Soggetto Segnalato relativamente ai propri dati personali trattati nel contesto del processo di whistleblowing è escluso ai sensi dell'articolo 2-undecies del Codice Privacy nel caso in cui da tale esercizio possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla "riservatezza dell'identità della persona che segnala violazioni di cui sia venuta a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro".
L'accesso ai dati personali delle Segnalazioni è concesso solo al Gestore della Segnalazione già nominato responsabile del trattamento dei dati personali ai sensi del GDPR, limitando la comunicazione delle informazioni riservate e dei dati personali a terzi solo quando sia necessario.
6.2 Conservazione delle Segnalazioni e della relativa documentazione
Le Segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della Segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, o fino a conclusione del procedimento giudiziale o disciplinare eventualmente conseguito nei confronti del Segnalato o del Segnalante, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all'articolo 12 del Decreto e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del GDPR (limitazione della conservazione) e 3, comma 1, lettera e), del D. Lgs. n. 51 del 2018.
LE TUTELE E GLI OBBLIGHI DEL SEGNALANTE
7.1 Riservatezza
Viene garantita la riservatezza dell'identità del Segnalante, del Segnalato, del contenuto della Segnalazione e della documentazione trasmessa.
Nessuna ritorsione o discriminazione, diretta o indiretta, può derivare se viene effettuata una Segnalazione in buona fede.
Inoltre, sono previste sanzioni nei confronti di chi viola le misure a tutela del Segnalante.
La riservatezza viene garantita anche:
- a qualsiasi altra informazione o elemento della segnalazione dal cui disvelamento si possa dedurre direttamente o indirettamente l'identità del Segnalante.
- nel caso di segnalazioni - interne o esterne - effettuate oralmente attraverso messaggi vocali, o mediante un incontro diretto con chi tratta la Segnalazione.
La tutela della riservatezza è garantita anche nei confronti:
- della persona segnalata;
- del Facilitatore sia per quanto riguarda l'identità, sia con riferimento all'attività in cui l'assistenza si concretizza;
- di persone diverse dal segnalato ma comunque implicate in quanto menzionate nella Segnalazione (si pensi ad esempio a persone indicate come testimoni).
La Società potrà inoltre intraprendere le opportune iniziative anche in sede giudiziale.
7.2 Tutela giurisdizionale del segnalante
La riservatezza del Segnalante è garantita anche nell'ambito giurisdizionale, e in particolare:
Procedimento penale
Nell'ambito del procedimento penale, l'identità del Segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall'articolo 329 c.p.p.
Procedimento dinanzi alla Corte dei conti
Nell'ambito del procedimento dinanzi alla Corte dei conti, l'identità del Segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria.
Procedimento disciplinare
Nell'ambito del procedimento disciplinare, l'identità del Segnalante non può essere rivelata, se la contestazione dell'addebito disciplinare è fonata su accertamenti diversi rispetto alla Segnalazione, anche se conseguenti alla stessa.
Qualora la contestazione sia fonata, in tutto o in parte, sulla Segnalazione, e risulti indispensabile per la difesa dell'incolpato conoscere l'identità del Segnalante, la Segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del Segnalante stesso.
7.3 Consenso espresso del Segnalante
Come sopra indicato, per rivelare l'identità del Segnalante devono sussistere:
- la comunicazione scritta delle ragioni alla base della necessità di rivelare l'identità del Segnalante, e
- il consenso espresso del Segnalante.
Prima ipotesi
Ricorre quando, nell'ambito di un procedimento disciplinare avviato nei confronti del presunto autore della condotta segnalata, la tua identità quale Segnalante risulti indispensabile alla difesa del soggetto cui è stato contestato l'addebito disciplinare.
In tal caso, oltre al previo consenso del Segnalante, la normativa chiede anche di comunicare a quest'ultimo, previamente e in forma scritta, le motivazioni che giustificano il disvelamento della tua identità.
Seconda ipotesi
Ricorre, invece, nel caso in cui la rivelazione dell'identità del Segnalante sia indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.
Anche in questo caso per disvelare l'identità del Segnalante è necessario acquisire previamente il suo consenso e notificargli in forma scritta le motivazioni alla base della necessità di disvelarne l'identità.
7.4 Il divieto di ritorsioni
Tutti i Segnalanti, sono tutelati da ogni forma di ritorsione.
La tutela si applica non solo se la Segnalazione avviene durante l'esistenza del rapporto di lavoro, ma anche durante il periodo di prova e anteriormente, o dopo la cessazione del rapporto lavorativo.
Sono esempi di Ritorsioni (vedi definizione di cui sopra) vietate:
il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
la retrocessione di grado o la mancata promozione;
il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro;
la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa;
le note di merito negative o le referenze negative;
l'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
la coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo;
la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
l'inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l'impossibilità per la persona di trovare un'occupazione nel settore o nell'industria in futuro;
la conclusione anticipata o l'annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
l'annullamento di una licenza o di un permesso;
la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.
La protezione dalle Ritorsioni è garantita anche:
- al facilitatore (persona fisica che assiste il Segnalante nel processo di segnalazione e operante all'interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata);
- alle persone del medesimo contesto lavorativo del Segnalante, di colui che ha sporto una denuncia o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
- ai colleghi di lavoro del Segnalante o della persona che ha sporto una denuncia o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno il Segnalante un rapporto abituale e corrente;
- agli enti di proprietà – in via esclusiva o in compartecipazione maggioritaria di terzi - del Segnalante o per i quali le stesse persone lavorano nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo di tali persone.
La protezione si estende anche al mantenimento della riservatezza di tali soggetti.
Per godere della protezione, è necessario che:
- il Segnalante segnali o denunci in base ad una convinzione ragionevole (non essendo sufficienti meri sospetti o "voci di corridoio") che le informazioni sulle Violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate, siano veritiere e rientrano nell'ambito oggettivo di applicazione del Decreto Whistleblowing;
- la Segnalazione o la divulgazione pubblica sia effettuata secondo quanto previsto nel Decreto Whistleblowing e nella presente Policy;
- sussista un rapporto di consequenzialità tra la Segnalazione e le misure ritorsive subite.
Esclusione della tutela
In ogni caso, la tutela prevista in caso di ritorsioni non è garantita quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del Segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all'autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave.
In caso di accertamento delle responsabilità, al Segnalante è anche irrogata una sanzione disciplinare.
La Segnalazione di informazioni consapevolmente false ("segnalazione dolosa") costituisce essa stessa una Violazione e le misure adottate in conseguenza di tale segnalazione dolosa non costituiscono atti di ritorsione.
Le presunte ritorsioni, anche solo tentate o minacciate, devono essere comunicate esclusivamente ad ANAC.
Qualsiasi individuo che si dedichi a ritorsioni nei confronti di un Segnalante sarà soggetto a provvedimenti disciplinari, inclusa la possibilità di licenziamento.
MISURE DI SOSTEGNO
È istituto presso ANAC l'elenco degli enti del terzo settore che forniscono ai Segnalanti misure di sostegno.
Le misure di sostegno fornite consistono in informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni offerta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell'Unione europea, sui diritti della persona coinvolta, nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato.
RESPONSABILITÀ DEL WHISTLEBLOWER
Resta valida la responsabilità penale e disciplinare del Whistleblower nell'ipotesi di Segnalazione falsa, calunniosa o diffamatoria ai sensi del Codice Penale.
Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente procedura, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell'istituto oggetto della presente Policy.
CANALI DI SEGNALAZIONE ESTERNA
10.1 ANAC
Il Segnalante può effettuare una segnalazione esterna, tramite il canale attivato dall'ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) che gestisce le segnalazioni esterne in modo indipendente, imparziale e confidenziale, solo al ricorrere di una delle seguenti condizioni:
- o la Persona Segnalante ha già effettuato una Segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
- o la Persona Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa Segnalazione possa determinare rischio di ritorsione;
- o la Persona Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Con la riforma introdotta dal D. Lgs. n. 24/2023, è stato attribuito all'ANAC il compito di adottare le linee guida relative alle procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne.
Procedura ANAC
La procedura ANAC è disponibile sul sito dell'Autorità (https://www.anticorruzione.it).
Le Segnalazioni possono essere effettuate in forma scritta tramite piattaforma informatica messa a disposizione da ANAC o in forma orale attraverso linee telefoniche e altri sistemi di messaggistica vocale, oppure, se la persona lo richiede, anche attraverso un incontro in presenza fissato entro un termine ragionevole.
L'ANAC deve:
• dare avviso alla persona segnalante del ricevimento della Segnalazione esterna entro sette giorni dalla data del suo ricevimento (salvo esplicita richiesta contraria del segnalante ovvero salvo il caso in cui l'ANAC ritenga che l'avviso pregiudicherebbe la tutela della riservatezza del segnalante);
• mantenere interlocuzioni con il Segnalante e richiedere eventuali integrazioni;
• svolgere l'istruttoria anche mediante audizioni e acquisizioni di documenti;
• dare riscontro alla Persona Segnalante entro tre mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, sei mesi dalla data di avviso di ricevimento della Segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei sette giorni dal ricevimento;
• comunicare alla persona segnalante l'esito finale, che può consistere anche nell'archiviazione o nella trasmissione alle autorità competenti o in una raccomandazione o in una sanzione amministrativa.
L'ANAC dispone, inoltre, l'invio delle Segnalazioni aventi ad oggetto informazioni sulle violazioni che non rientrano nella propria competenza alla competente autorità amministrativa o giudiziaria, ivi comprese le istituzioni, gli organi o gli organismi dell'Unione europea, e dà contestuale avviso alla Persona Segnalante dell'avvenuto rinvio.
10.2 Divulgazione Pubblica
Definizione
Per divulgazione pubblica si intende rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.
Il Segnalante beneficia delle misure di protezione previste dalla normativa se, al momento della divulgazione pubblica, ricorre una delle seguenti condizioni:
il Segnalante ha previamente effettuato una Segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una Segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle Segnalazioni;
il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la Violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la Segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la Segnalazione possa essere colluso con l'autore della Violazione o coinvolto nella Violazione stessa.
Resta ferma in ogni caso la possibilità di effettuare denunce all'autorità giudiziaria e contabile, nei casi di loro competenza.
Nota: La presente Policy è conforme al Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023 e alla Direttiva (UE) 2019/1937. Per ulteriori informazioni o per effettuare una segnalazione, contattare l'ufficio competente attraverso i canali ufficiali della Società.